Упрощая, можно сказать, что учет в общепите является “гибридным” учетом, включающим в себя элементы производственного и торгового учетов.

Обычно выделяют:

три функциональных подразделения: склад, кухня и бар

• склад (иначе кладовая) – место хранения продуктов (может и отсутствовать)
• кухня – место приготовления блюд, также ведется учет реализации по официантам и заказам посетителей
• бар – место реализации. Следует подчеркнуть, что отличия в учете на баре и кухне весьма условны и обычно отличаются ценовой политикой. Элементы приготовления (производства) также присутствуют на баре (приготовление коктейлей, кофе и т.п.), как и на кухне.

следующие виды объектов учета: продукты, полуфабрикаты и блюда.

• Продукты (например, лук, чеснок, перец, мясо и т.д.) – простые (неделимые) объекты учета.
• Полуфабрикаты (маринованное мясо для шашлыка, включающее в себя продукты мясо, уксус, специи и т.д.) – составные объекты учета, приготавливаемые для изготовления блюд.
• Блюда – составные объекты учета, предназначенные для реализации. Могут включать в себя как продукты, так и полуфабрикаты.

Основным методом учета себестоимости является учет по средневзвешенной закупочной цене. Основным специфическим документом для общепита является калькуляционная карта.

Калькуляционная карта – содержит информацию о составе блюд и полуфабрикатов, цене составляющих и цене самого блюда.

Брутто-вес – “грязный” вес, нетто-вес – “чистый” вес, получаемый после усушки, ужарки и утруски в процессе приготовления полуфабриката или блюда. Списание продуктов, из которых состоит реализуемое блюдо, производится на основании указанного в калькуляционной карте брутто-веса.

Программа позволяет рассчитывать цены на блюда несколькими способами:
- на основании закупочных цен на продукты (устанавливается в справочнике продуктов путем введения наценки)
- на основании продажных цен на продукты (устанавливается в справочнике продуктов путем ввода цены реализации)
- на основании жестко установленной цены на блюдо (устанавливается в справочнике блюд путем ввода цены реализации блюда)

В первом случае цена блюда рассчитывается автоматически на основании средневзвешенных цен склада на продукты и фиксированного коэффициента наценки,
во втором случае цена блюда рассчитывается автоматически на основании или жестко проставленных продажных цен на продукты в справочнике, или путем авторасчета продажных цен на продукты (умножение закупочной цены на коэффициент наценки), в третьем случае автоматически вычисляется наценка на блюдо, которая является "плавающей".
В первом и третьем случае требуется при существенном изменении закупочных цен на продукты распечатывать и утверждать калькуляционные карточки - для облегчения работы в программе предусмотрен отчет "Калькуляция блюд", по которому можно отслеживать изменения цен, а также возможность распечатки отмеченных карточек списком.

ЭТАПЫ УЧЕТА

1. Начальный

Необходимо:

- ввести в справочник основные используемые продукты (потом справочник можно пополнять)
- ввести в справочник блюд названия блюд и их состав (калькуляции)
- определиться с количеством баров и кухонь (их можно доввести при вводе документов прихода), по умолчанию в программе один бар и одна кухня - это самый простой для ввода и учета случай
- ввести начальные остатки на подразделения (бар, кухню)

Далее можно построить учет как "от прихода", так и "от реализации "

2. Учет от реализации

Самый простой способ обеспечить соответствие реализации документальным закупкам:

Вводится только реализация блюд и продуктов

Запросы программы о появлении минусов игнорируются

В конце учетного дня получается отчет по остаткам продуктов

Анализируются все позиции с отрицательным остатком

Минусовые позиции "закрываются" документами прихода

3. Учет от прихода

Данный вид учета можно рекомендовать, если необходимо знать точные остатки в любой момент времени

Вводится приход продуктов, на который составлялись план-меню или наряд-заказ

Далее вводятся данные реализации

Каждый случай сообщения программы о возникновении минусовых остатков по продуктам тщательно анализируется.

Дополнительный контроль соответствия реальных и учетных данных по остаткам проводится вводом данных инвентаризации (посменной, ежедневной, еженедельной, ежемесячной)

4. Нештатные ситуации

Из-за ошибок ввода оператора или по другим причинам могут возникать ошибочные значения остатков продуктов.

Все они определяются анализом Отчетов о движении за смежные периоды времени, а также просмотром документов.

Когда ошибка найдена - она может быть откорректирована проведением "условной" инвентаризации (без фактической проверки склада) или же корректировкой документа, в котором допущена ошибка.

Вплоть до полного удаления такого документа.

Следует помнить две вещи:

- при удалении любого документа реализации следует удалить также технологические документы (по ним списываются продукты при вводе реализации блюд)

- после любых удалений или корректировок документов следует запускать режим Сервис/проверка текущих остатков.
При этом происходит приведение текущих остатков к данным, указанным в  откорректированных документах.

1). После того, как будут в основном введены справочник продуктов и основные калькуляционные карты, можно приступать к вводу остатков. Обычно это делают на 1-е число месяца по инвентаризационной ведомости.
Ввод осуществляется обычным документом прихода с датой от последнего числа предыдущего месяца.
При получении отчетов важно, чтобы был правильно установлен период (пункт главного меню Сервис/Установка периода для отчетов).
Также обратите внимание, что в калькуляционных картах (если вы ведете учет продуктов в закупочных ценах, а не ставите сразу на продукты продажную цену в справочнике) при распечатке карточки цены на продукты появятся только при наличии документов приходов данных продуктов на склад.

2). Также важно определиться с учетной политикой предприятия. Мы рекомендуем учет в средневзвешенных ценах с точки зрения облегчения учета. Наша программа - одна из немногих, которые действительно правильно (до мелочей) считают средневзвешенные цены (с учетом всех предыдущих периодов). Однако возможен учет и по LIFO или FIFO (все же рекомендуем средневзвешенную).
Также мы рекомендуем устанавливать цены на блюда напрямую, а не от наценки на составляющие. Это позволяет не пересчитывать калькуляционные карты и меню при незначительных колебаниях цен на продукты. А рентабельность вы всегда отследите благодаря отчетам программы. Но программа позволяет и автоматически рассчитывать цену на блюдо в зависисомсти от наценки на закупочную цену продуктов.

По учету с полуфабрикатами: полуфабрикат - это обычное блюдо и вводится как обычное блюдо (единственно, можно добавлять для большей ясности в название п/ф - но это дело вкуса), которое планируется затем использовать в калькуляционных картах других блюд как составляющую.

Нюанс ввода полуфабриката в карты других блюд - указывать надо как бы поштучно (т.е. не реальный вес полуфабриката, а его количество). Так как списываться при реализации будет так - если в карте Мясо маринованное - Мясо -10 кг, и т.д. - выход 8 кг - если в карте блюда Шашлык указан полуфабрикат Мясо маринованное, то надо указывать не вес, а количество полуфабриката, расходуемого на Шашлык,
к примеру, указав 0,01 вы можете подразумевать, что это 8 кг х 0,01 = 80 гр. (например, при расчете выхода блюда Шашлык) Но при реализации Шашалыка с кухни спишется Мясо маринованное в количестве 0,01

Тонкость учета в том, что перед реализацией с кухни эти полуфабрикаты должны быть приготовлены (в режиме специальной операции - см. меню) и появиться в остатках кухни. Врочем, можно сделать реализацию, получить минусы по недостающим п/ф, а потом ввести их приготовление в количестве достаточном для закрытия минуса.
Вообще учет полуфабрикатов требует хорошего опыта работы с программой, для старта мы рекомендуем использовать простую систему списания, т.е. калькуляции без п/ф , где весь состав - это продукты. Если вам нужно что-то предварительно изготовить, хранить, инвентаризировать и видеть в отчетах - лучше заведите отдельный продукт (не блюдо) и отдельно приходуйте и списывайте по нему.
Потом, когда освоете основные нюансы работы с программой, сможете переделать свои калькуляционные карты. По крайней мере, так делало большинство наших клиентов, работающих с программой не один год.

3). Вы можете вести учет как на базе "прямой калькуляции", т.е. вводя последовательно приход продуктов, перевод их на кухню, изготовление и реализацию блюд. Это наиболее близко к реальному учету,но и более трудоемко.
Или же просто вводить реализацию блюд, получать отчеты, видеть продуктовые позиции, по которым образовались минусы после реализации блюд. И закрывать минусовые позиции, формируя приходные документы. Это наиболее простой метод.

4). Напоминаем, что пользуясь одним справочником продуктов и блюд, можно вести две независимые базы учета (к примеру, "белую" и ...). Первая база - вход под паролем ROSTBIF, вторая - CAMRAD.

5). Не забывайте в конце дня делать архив (через пункт меню Архивариус-Архив на жесткий диск). В идеале - делать его на флешку, выбирая в окне вопроса пути путь к флешке. Или же и на флешку и на диск.